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Archiviazione - Gruppo Smau

Quando si parla di archiviazione non si può fare a meno di pensare ai grandi uffici pieni di documenti e scartoffie varie. Ad esempio è impossibile immaginare la gestione di un ufficio notarile, di un commercialista o di un avvocato senza la predisposizione di spazi dedicati all’archiviazione.

Questo ragionamento potrebbe sembrare anacronistico visto che siamo completamente immersi in quella che potremmo definire “era tecnologica”. Internet la fa da padrone e gran parte dei processi di condivisione di documenti e file avviene online. Tale approccio riguarda senza ombra di dubbio anche il momento dell’archiviazione (basti pensare al cloud computing, ai servizi di file hosting come Dropbox o Google Drive e agli hard disk portatili). Insomma, anche se tutto questo è assolutamente rispondente al vero, come abbiamo visto esistono diversi luoghi in cui il termine archiviazione viene ancora vissuto secondo la sua antica accezione, ovvero come conservazione fisica di interi faldoni cartacei.  Non sempre si tratta di una scelta che vuole andare controcorrente e non tener conto delle evoluzioni, molto più spesso predisporre armadi deputati all’archiviazione è una vera e propria necessità.

Cerchiamo dunque di capire come possono essere questi armadi e quali sono le loro caratteristiche. A differenza del passato oggi c’è una grande possibilità di scelta, sia in termini di dimensioni, che di forma e materiali.

Chi ha bisogno di un armadio da archiviazione per un ufficio arredato in stile classico, ad esempio, può scegliere un prodotto realizzato legno, color noce, ciliegio o rovere. Per gli uffici più moderni il legno è invece laccato e, all’occorrenza, colorato. Se vuoi farti un’idea prova ad entrare in un qualsiasi ufficio postale, ti accorgerai presto che il giallo e il blu dominano la scena.

Ben diversi sono gli armadi costruiti in metallo. Senza dubbio una scelta orientata verso questo materiale non predilige il design e l’estetica, ma fonda la sua ragion d’essere in motivazioni altrettanto valide. Un armadio metallico, infatti, è probabilmente meno bello ma molto funzionale, versatile, modulare e resistente.

Senza dimenticare che anche l’organizzazione degli spazi interni può influenzare molto la scelta. Gli armadi in legno sono perfetti quando non si ha necessità di cambiare frequentemente la disposizione dei documenti, ad esempio nei casi di librerie espositive o depositi di faldoni piuttosto statici.

Viceversa un armadio in metallo prevede, oltre alle classiche mensole in stile libreria, anche specifici supporti dalle dimensioni ridotte, dove riporre i fascicoli più piccoli. Molto importante è anche la presenza di cassetti, che di solito sono profondi e alti, con diversi scompartimenti interni, indispensabili per archiviare grandi quantità di documenti seguendo un ordine numerico o alfabetico.

Meritano un cenno finale le ante (o sportelli), che possono essere scorrevoli quando si ha bisogno di risparmiare spazio, o con la forma più classica, a battenti. Possono inoltre avere un vetro che consente di controllare all’interno, ed essere munite di chiave, per una chiusura che garantisca maggior sicurezza.